Panduan Penggunaan Sistem

1. Sebelum Mulai

Hal-hal dasar yang perlu diketahui sebelum memakai sistem.

Apa itu School Manager

School Manager adalah sistem informasi sekolah berbasis web. Satu aplikasi dipakai bersama oleh empat peran yang berbeda, dan setiap peran hanya melihat data yang menjadi tanggung jawabnya. Administrator mengelola seluruh data sekolah; guru mengisi absensi, nilai, tugas, dan jurnal mengajar untuk kelas yang diampunya; orang tua memantau perkembangan anaknya; siswa melihat jadwal, tugas, dan nilainya sendiri.

Empat peran dan wilayah kerjanya

Peramban yang disarankan

Gunakan Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox, atau Safari versi terbaru. Sistem ini juga bisa dibuka dari ponsel — menu akan berubah menjadi tombol bergaris tiga di kiri atas.

2. Akun & Cara Login

Akun contoh untuk uji coba, beserta langkah masuk ke sistem.

Akun contoh

Langkah masuk

1. Buka http://localhost:8011. Halaman depan berisi informasi aplikasi dan tombol Masuk di kanan atas.
2. Isi kolom email — kolom ini juga menerima nomor telepon bila akun Anda terdaftar dengan nomor.
3. Isi sandi, lalu klik Masuk. Centang Ingat saya bila memakai perangkat pribadi.
4. Sistem otomatis mengarahkan Anda ke halaman sesuai peran. Anda tidak perlu memilih peran secara manual.

Bila gagal masuk

Keluar dari sistem

Klik nama Anda di kanan atas, lalu pilih Keluar. Selalu lakukan ini bila memakai komputer bersama, misalnya di ruang guru atau laboratorium.

3. Alur Penyiapan Awal

Urutan ini wajib diikuti pada pemasangan baru atau saat memulai tahun ajaran. Data di bawah saling bergantung — melompati satu langkah membuat langkah berikutnya tidak bisa diisi.

4. Panduan Administrator

Masuk dengan admin@school.test. Menu tersusun di sisi kiri dan dikelompokkan menjadi Utama, Data Master, Akademik, Keuangan, dan Sistem.

Dashboard

Halaman pertama menampilkan empat angka ringkas: siswa aktif, guru aktif, jumlah kelas, dan persentase kehadiran hari ini. Di bawahnya ada grafik tren kehadiran 30 hari terakhir serta agenda hari ini. Tombol Lihat data di sudut grafik menampilkan angkanya dalam bentuk tabel, berguna saat perlu menyalin angka.

4.1 Data Master

4.2 Akademik

Jadwal Pelajaran

1. Buka Akademik → Jadwal, pilih kelas dan hari.
2. Klik Tambah, pilih mata pelajaran, guru, jam mulai, jam selesai, dan ruang.
3. Simpan. Bila jamnya bertumpuk dengan jadwal lain pada guru atau kelas yang sama, sistem menolak dan menyebutkan jadwal mana yang bertabrakan.
4. Gunakan Duplikat Hari untuk menyalin seluruh jadwal satu hari ke hari lain, lalu sesuaikan yang berbeda. Ini jauh lebih cepat daripada mengisi ulang.

Absensi

Administrator bisa mengisi absensi kelas mana pun — biasanya dipakai sebagai pengganti bila wali kelas berhalangan. Pilih kelas dan tanggal, tandai status setiap siswa, lalu simpan. Menu Rekap menampilkan matriks satu bulan penuh dengan persentase kehadiran per siswa, bisa dicetak maupun diunduh sebagai Excel.

Lima status kehadiran yang tersedia:

H — Hadir S — Sakit I — Izin T — Terlambat A — Alpa

Ujian & Nilai

1. Buka Akademik → Ujian & Nilai, klik Tambah. Isi nama ujian (misalnya "UTS Semester Ganjil"), jenis, rentang tanggal, dan semesternya.
2. Buka detail ujian itu, lalu tambahkan Jadwal Ujian untuk setiap pasangan kelas + mata pelajaran: tanggal, jam, ruang, nilai maksimum, dan KKM.
3. Setelah jadwal ujian dibuat, guru pengampu mapel tersebut otomatis melihatnya di portalnya dan bisa mengisi nilai. Administrator juga bisa mengisi lewat tombol Nilai pada baris jadwal ujian.
4. Nilai maksimum tidak harus 100. Sistem menskalakan semua nilai ke 0–100 saat menghitung rapor, jadi ujian bernilai maksimal 50 tetap terhitung adil.

Tugas

Administrator dapat membuat dan memantau tugas seluruh kelas. Lampiran tugas disimpan di public/tugas/, maksimal 5 MB per berkas. Halaman detail tugas menampilkan daftar siswa beserta status pengumpulan, nilai, dan umpan balik.

4.3 Keuangan

Jenis Biaya

Daftar jenis pungutan: SPP, uang gedung, seragam, kegiatan, dan sebagainya. Tandai berulang untuk biaya bulanan seperti SPP.

Tagihan & Pembayaran

1. Buka Keuangan → Tagihan. Untuk satu siswa, klik Tambah. Untuk seluruh kelas sekaligus, klik Buat Massal, pilih kelas dan jenis biaya, lalu sistem menerbitkan satu tagihan untuk setiap siswa di kelas itu.
2. Isi nominal, potongan bila ada, denda bila terlambat, dan tanggal jatuh tempo. Total yang harus dibayar dihitung otomatis: nominal − potongan + denda.
3. Saat pembayaran diterima, buka detail tagihan lalu klik Catat Pembayaran. Isi jumlah, tanggal, metode, dan nomor referensi bila transfer.
4. Status tagihan diperbarui otomatis menjadi Belum Bayar, Sebagian, atau Lunas sesuai jumlah yang sudah masuk. Pembayaran bertahap (cicilan) didukung.
5. Setiap pembayaran punya kuitansi sendiri. Klik ikon mata untuk pratinjau, ikon PDF untuk mengunduh. Tombol Rekap Pembayaran mencetak seluruh riwayat pembayaran satu tagihan dalam satu berkas.

4.4 Rapor & Export

Cetak Rapor

1. Buka Akademik → Cetak Rapor, pilih kelas dan semester.
2. Klik Pratinjau untuk memeriksa tata letak di peramban — lebih cepat daripada mengunduh PDF berkali-kali.
3. Klik PDF untuk mengunduh rapor satu siswa, atau Cetak Sekelas untuk seluruh siswa dalam satu berkas dengan pemisah halaman.

Nilai akhir pada rapor dihitung tertimbang dari empat komponen:

Komponen yang belum memiliki nilai tidak diikutkan, dan bobotnya dibagi ke komponen lain — jadi siswa tidak dirugikan hanya karena UAS belum diadakan. Bobot, KKM, dan identitas sekolah pada kop rapor diatur di berkas config/sekolah.php.

Export Excel

Nomor telepon pada berkas Excel sengaja diawali tanda kutip agar angka nol di depan tidak hilang saat dibuka di Excel.

4.5 Sistem

Pengguna

Semua akun login terkumpul di sini. Yang bisa dilakukan: menyetujui pendaftaran baru, mengaktifkan atau menonaktifkan akun, mengubah peran, dan mereset sandi. Akun berstatus selain aktif tidak bisa masuk ke sistem dan juga tidak menerima notifikasi.

Pengumuman

1. Klik Tambah, isi judul dan isi pengumuman.
2. Pilih sasaran: semua warga sekolah, guru & staf, siswa, atau orang tua/wali. Sasaran ini menentukan siapa yang bisa membacanya.
3. Simpan sebagai draf, atau centang terbitkan sekarang.
4. Begitu terbit, sistem otomatis mengirim notifikasi ke seluruh pengguna yang sesuai sasaran. Pesan sukses akan menyebutkan berapa notifikasi terkirim.

5. Panduan Guru

Masuk dengan abdulah@gmail.com. Menu berbentuk tab di bawah sapaan: Beranda, Jadwal Saya, Absensi, Nilai, Tugas, Jurnal Mengajar, Pengumuman, dan Pesan.

Beranda

Menampilkan jumlah jam mengajar hari ini, kelas perwalian, mata pelajaran yang diampu, dan tugas yang perlu dinilai. Bila absensi hari ini belum diisi untuk kelas perwalian Anda, muncul peringatan kuning beserta tautan langsung ke halaman absensi.

Jadwal Saya

Jadwal mengajar sepekan. Kartu hari ini disorot hijau. Pada setiap jam pelajaran tersedia tombol pintasan Absen dan Jurnal yang langsung membuka formulir dengan kelas, mapel, dan tanggal sudah terisi.

Input Absensi

1. Pilih kelas, tanggal, dan mata pelajaran. Tanggal tidak bisa melebihi hari ini.
2. Bila Anda wali kelas, tersedia pilihan Absensi Harian — yaitu absensi kehadiran sekolah, tanpa terikat mata pelajaran. Inilah yang dipakai untuk rekap kehadiran di rapor.
3. Bila Anda guru mata pelajaran, Anda wajib memilih mapel yang Anda ampu. Absensi ini terpisah dari absensi harian.
4. Tandai status setiap siswa. Tombol Semua Hadir mengisi seluruh baris sekaligus — tinggal ubah yang berbeda. Kotak ringkasan di atas tabel menghitung jumlah tiap status secara langsung.
5. Isi catatan bila perlu, misalnya "izin ke dokter", lalu klik Simpan Absensi.
6. Mengisi ulang tanggal yang sama akan memperbarui data lama, bukan menambah baris ganda. Jadi aman untuk memperbaiki kekeliruan.
7. Tombol Rekap menampilkan matriks kehadiran satu bulan dan bisa dicetak.

Input Nilai Ujian

1. Buka tab Nilai. Daftar berisi jadwal ujian untuk kelas dan mapel Anda. Bila kosong, berarti administrator belum membuat jadwal ujiannya.
2. Kolom Progres Input menunjukkan berapa siswa yang sudah dinilai.
3. Klik Isi Nilai. Masukkan angka pada kolom nilai — huruf mutu dan ringkasan rata-rata, tuntas, serta belum tuntas dihitung langsung sambil Anda mengetik.
4. Nilai melebihi nilai maksimum akan ditandai merah dan ditolak saat disimpan.
5. Kosongkan kolom nilai untuk menghapus nilai yang sudah tersimpan.
6. Klik Simpan Nilai. Siswa dan wali muridnya menerima notifikasi bahwa nilai sudah terbit.

Bila Anda wali kelas tetapi bukan pengampu mata pelajarannya, Anda tetap bisa melihat nilai kelas Anda — tombolnya berubah menjadi Lihat dan kolom nilai tidak bisa diisi. Ini agar wali kelas bisa memantau tanpa mengubah pekerjaan guru lain.

Kelola Tugas

1. Buka tab Tugas, klik Beri Tugas.
2. Pilih kelas dan mata pelajaran, isi judul, instruksi, nilai maksimum, tanggal diberikan, dan tenggat.
3. Lampirkan berkas bila perlu — PDF, Word, Excel, PowerPoint, gambar, atau ZIP, maksimal 5 MB.
4. Setelah disimpan, seluruh siswa di kelas itu beserta wali muridnya menerima notifikasi tugas baru.
5. Buka tugas untuk menilai. Untuk setiap siswa, tentukan status pengumpulan, nilai, dan umpan balik. Mengisi nilai otomatis mengubah status menjadi Sudah Dinilai.
6. Tugas yang dibuat guru lain hanya bisa Anda lihat, ditandai ikon kunci.

Jurnal Mengajar

1. Buka tab Jurnal Mengajar, klik Isi Jurnal. Bisa juga lewat tombol Isi Jurnal dari halaman absensi — cara ini lebih praktis karena datanya terisi otomatis.
2. Pilih kelas, mata pelajaran, tanggal, dan jam pelajaran.
3. Jumlah siswa hadir terisi otomatis dari absensi yang baru Anda simpan pada tanggal itu. Ubah bila perlu.
4. Isi Materi (wajib), Kegiatan Pembelajaran, dan Catatan / Kendala bila ada kejadian khusus.
5. Simpan. Halaman daftar menampilkan ringkasan bulanan: berapa pertemuan tercatat dan berapa hari terisi.

Jurnal bersifat pribadi — hanya Anda yang bisa melihat, mengubah, dan menghapus jurnal Anda sendiri.

6. Panduan Orang Tua / Wali

Masuk dengan miftah@gmail.com. Portal ini memuat rangkuman perkembangan setiap anak yang terdaftar di bawah nama Anda.

Beranda

Setiap anak ditampilkan sebagai satu kartu berisi kelas, persentase kehadiran, nilai terbaru, tugas yang belum dikumpulkan, dan sisa tagihan. Bila Anda memiliki lebih dari satu anak di sekolah ini, semuanya muncul berurutan pada satu halaman.

Yang bisa Anda lakukan

Bila anak tidak muncul

Kemungkinan besar data siswa belum dihubungkan ke akun Anda. Hubungi administrator dan minta agar kolom wali murid pada data anak diarahkan ke nama Anda.

7. Panduan Siswa

Masuk dengan adzriel@gmail.com. Portal siswa berisi empat angka ringkas dan lima kartu informasi.

Beranda

Kebiasaan yang disarankan

1. Buka portal setiap pagi untuk memeriksa jadwal dan tugas hari itu.
2. Periksa ikon bel di kanan atas. Angka merah berarti ada pemberitahuan baru tentang nilai, tugas, atau pengumuman.
3. Perhatikan kartu Tugas Mendatang agar tidak melewati tenggat.
4. Gunakan tab Pesan bila ingin menanyakan sesuatu kepada guru mata pelajaran atau wali kelas.

8. Notifikasi

Ikon bel di kanan atas portal. Angka merah menunjukkan jumlah pemberitahuan yang belum dibaca.

Kejadian yang memicu notifikasi

Mengelola notifikasi

1. Klik ikon bel untuk membuka daftar. Yang belum dibaca berlatar hijau muda dan bertanda Baru.
2. Gunakan tombol filter untuk menyaring: Semua, Belum Dibaca, atau per jenis.
3. Klik ikon panah pada notifikasi untuk langsung membuka halaman tujuannya — notifikasi sekaligus ditandai sudah dibaca.
4. Tandai Semua Dibaca mengosongkan angka merah tanpa menghapus isinya.
5. Bersihkan menghapus semua notifikasi yang sudah dibaca. Yang belum dibaca tetap aman.

9. Pesan

Percakapan dua arah antara guru dengan wali murid atau siswa. Tersedia di menu Pesan dan ikon percakapan di kanan atas.

Siapa boleh menghubungi siapa

Pembatasan ini bukan sekadar penyaringan tampilan. Walaupun angka pada alamat URL diubah, sistem tetap menolak pengiriman ke penerima yang tidak berkaitan.

Mengirim pesan

1. Buka menu Pesan, klik Pesan Baru.
2. Pilih penerima. Daftar Kontak Anda di bawah formulir menjelaskan konteks setiap nama, misalnya "Wali dari Adzriel (1 - A)" — berguna agar tidak salah kirim bila ada nama yang mirip.
3. Tulis pesan, lampirkan berkas bila perlu (maksimal 5 MB), lalu klik Kirim.
4. Bila Anda pernah berkirim pesan dengan orang yang sama, pesan baru otomatis masuk ke percakapan yang sudah ada — tidak membuat percakapan baru.

Membaca dan membalas

1. Percakapan dengan pesan belum terbaca berlatar hijau muda dan menampilkan angka merah.
2. Buka percakapan, lalu ketik balasan pada kotak di bawah dan klik Kirim.
3. Tanda centang pada pesan Anda: satu centang berarti terkirim, dua centang biru berarti sudah dibaca.
4. Pesan yang belum dibaca lawan bicara masih bisa dihapus lewat tautan Hapus di bawahnya. Setelah dibaca, pesan tidak bisa dihapus lagi.
5. Lampiran berupa gambar tampil langsung di dalam percakapan; jenis berkas lain muncul sebagai tautan unduh.

10. Pengumuman

Informasi resmi dari sekolah, dibuat administrator dan dibaca semua peran.

Membaca pengumuman

Buka tab Pengumuman di portal. Setiap baris memuat judul, tanggal terbit, pembuat, sasaran, dan potongan isinya. Klik Baca selengkapnya untuk membuka halaman detail; di sisi kanan tersedia daftar pengumuman lain. Tombol Cetak pada halaman detail menghasilkan versi bersih tanpa menu, cocok untuk ditempel di papan pengumuman kelas.

Kolom pencarian

Ketik kata kunci pada kolom pencarian untuk mencari di judul maupun isi. Berguna saat mencari pengumuman lama, misalnya jadwal libur semester lalu.

Sasaran pengumuman

11. Rutinitas yang Disarankan

Kebiasaan pemakaian agar data selalu mutakhir dan rapor bisa dicetak tanpa kendala.

Harian

Mingguan

Guru menilai tugas yang sudah dikumpulkan agar nilainya masuk ke perhitungan rapor. Administrator memeriksa tagihan yang melewati jatuh tempo dan mengunduh rekap absensi untuk arsip.

Setiap ujian

1. Administrator membuat data ujian dan jadwal ujian per kelas + mapel, sebelum ujian berlangsung.
2. Guru mengisi nilai segera setelah memeriksa lembar jawaban.
3. Administrator mengunduh daftar nilai sebagai Excel untuk arsip.

Akhir semester

1. Pastikan seluruh nilai ujian dan tugas sudah terisi.
2. Pastikan tanggal mulai dan selesai semester sudah benar — rentang inilah yang menyaring data mana yang masuk rapor.
3. Buka Cetak Rapor, periksa lewat pratinjau untuk beberapa siswa.
4. Cetak sekelas, lalu bagikan.
5. Aktifkan semester berikutnya.

12. Aturan Hak Akses

Ringkasan pembatasan data yang berlaku di sistem. Semua aturan ini dijalankan di sisi server, bukan hanya disembunyikan dari tampilan.

13. Masalah Umum

Kendala yang paling sering ditemui beserta cara mengatasinya.

"Akun Anda belum tertaut"

Akun berperan guru, siswa, atau wali tetapi belum dihubungkan ke data aslinya. Administrator perlu membuka data Guru, Siswa, atau Orang Tua yang bersangkutan dan mengarahkan kolom akun login ke akun tersebut. Satu data hanya boleh tertaut ke satu akun.

Menu guru kosong padahal sudah tertaut

Guru belum ditugaskan mengampu mata pelajaran. Buka Kelas → detail kelas → bagian Mata Pelajaran, lalu tambahkan mapel beserta guru pengampunya. Untuk absensi harian, guru juga harus ditetapkan sebagai wali kelas pada data kelas.

Daftar jadwal ujian kosong di portal guru

Administrator belum membuat jadwal ujian, atau jadwal yang ada bukan untuk pasangan kelas + mapel yang diampu guru tersebut. Guru tidak bisa membuat ujian sendiri — ini disengaja, agar penjadwalan ujian tetap terpusat.

Rapor kosong walaupun nilai sudah diisi

Periksa tanggal mulai dan selesai semester pada menu Tahun Ajaran. Rapor hanya menghitung nilai dan absensi yang jatuh dalam rentang tanggal semester tersebut. Semester tanpa tanggal akan memakai rentang tahun ajaran sebagai pengganti.

Notifikasi tidak masuk

Notifikasi hanya dikirim ke akun berstatus aktif. Periksa juga bahwa sasaran pengumuman sesuai dengan peran penerima. Untuk pengumuman, notifikasi hanya dikirim satu kali saat pertama kali terbit.

Kontak pesan kosong

Berarti tidak ada keterkaitan data. Untuk wali murid: pastikan data anak sudah merujuk ke nama Anda dan anak sudah punya kelas. Untuk guru: pastikan sudah ada penugasan mapel atau perwalian kelas. Perlu diperhatikan juga bahwa wali murid dan siswa yang belum punya akun login tidak akan muncul di daftar kontak guru.

Halaman menampilkan kode 403

Anda mencoba membuka data yang bukan wilayah Anda. Ini bukan kerusakan, melainkan pengamanan yang bekerja. Kembali lewat menu, jangan mengubah alamat URL secara manual.

14. Daftar Istilah